clmemo@aka: 短いメールはタイトルに結論を書いて下さい EOM

2013-09-03

書きたい内容は、本エントリーのタイトルに記した通り。「短いメールはタイトルに結論を書いて欲しい」ということ。

例えば、

といったタイトルのメール。中を開いてみたら、「中止になりました」とか、「電車遅延により 15 分遅刻します」とか「決まりませんでしたので、再度 ○/□ に開きます」なんて書いてある。メールの本文が短い上に、内容がとても小さい。

最初のメールなら、タイトルだけで十分。「本日のミーティング中止です」。

二通目のメール。タイトルに言いたいことを書く。ここで重要なのは電車遅延などの理由ではなく、遅れること。タイトルには「本日、15 分遅刻します」。そして、本文に「電車遅延のため、15 分遅れます」で十分。

三通目。もしかしたら、会議の決論が出なかった理由が色々書いてあるかもしれない。でも、メールを開いて初めて会議が延期になったことを知るのは、ロスが多い。

メールの本文も書かずに、タイトルだけで済ませてしまうのは礼儀に反してしまうのかもしれない。けれども、最近はメールの量が増えてきた。忙しい人ほどメールの数も多いという。メールを大量にもらう側からすれば、タイトルだけで結論が分かるメールはありがたい。

もちろん、簡素なメールは失礼千万という人もいる。

相手を見て、礼を尽くしたメールにするか、簡素なメールにするか、決めると良いと思う。

「相手の事情を把握する」ということは、「定型の書式を使わない」ということ。少くとも、二種類は定型書式を用意しないといけない。これは面倒。

けれども、本当にメールを出す相手のことを思うのであれば、こうした些細な心遣いを心がけて欲しい。それは、相手への思いやりに当たるから。

蛇足ながら、本エントリーの末尾に付けた EOM について説明を。

EOM は End of Message (メッセージの終わり) の略語。つまり、メールの本文はなくて、タイトルだけでメールは終了してますよ、って印。この一言があると、メールを開くと中に詳細があるかもしれない、という不安を読者から払拭できる。

ちょっとネットをかじってないと知られていない用法なので、これは相手のスキルに合わせて付けるか付けないか考えられたし。

本エントリーは、メールの本文が必要ないとか、結論を必ずタイトルに入れなきゃいけない、と言っているわけではない。そこのところを捌き違えないように。

メールを出す時は、相手のことを思いやって欲しい。相手の忙しさとかを勘案して欲しい。ネットのリテラシーなどに思いを寄せて欲しい。

そして、タイトルだけで本意が伝わり、それが失礼でない相手ならば、こういうメールの書き方を少し試してみて欲しい。「沈黙は金」と言うけれど、簡潔な文章はそれに次ぐと思う。