封書を送るとき、中に納めた物のリストを同封するとよいとされる。これを送付状という。
一般的に、次の項目が必須らしい。
- 宛先
- 日付
- 差出人
- 同封物のリスト
送付状のメリットを素人なりに考えてみやう。
まず宛先・差出人・日付。封書の表書き・裏書・消印で代用が利くけれど、郵送物って配送中に痛んだり汚れたりして、文字が読みにくくなることがある。それに、封書は大きさがまちまちだし、案外嵩張るので保存しにくい。宛先と差出人を表と裏に書く都合上、一度に宛先・差出人の確認が出来ないのも困る。そんなわけで、宛先・差出人・日付を保存できる形の別フォーマットで用意しておくと、受け取った側は整理が楽になるでせう。
それと、送付状の宛先と封書の表書きを比べる事で、送付先の二重チェックができる。もし、表書きと送付状で宛先が違っているなら、送付者は入れ違いをした可能性が高い。
また、送付状の差出人の欄には、封筒には書くのが憚れる連絡先 (携帯電話の番号や Email アドレス) を書き添えておくと良いでせう。書類に不備があった時に誰に連絡を取ればよいのかがすぐ分かる。
最後に同封した物のリスト。送られた側が心配するのは、送り主が何を送ったつもりなのか? 送り主の入れ忘れれはないか? 送り主は間違ったものを送っていないか? といったこと。例えば書類 A と 書類 B を送るつもりだったのに、書類 B を入れ忘れた場合。受け取り側は、封書には (とりあえず) 書類が一つ入ってるから、書類 A だけで用を足せると思い込んでしまうでせう。そして、(何日か後に) 書類 B が必要だと分かって、慌てることになる。送付状があれば、書類 B も送る予定だったことが分かり、封書が届いた段階で相手側に不備の連絡を入れられる。
他にも例を挙げると、送付者のこんなミスが考えられる。
- (入れ間違い) 成績証明書を送るつもりが、卒業証明書を送った。
- (数え間違い) 写真を三枚入れるつもりが、一枚入れ忘れた。
まとめると、送付状を添えるメリットは
- 送り主の意図を明確に汲むことができる。
- 封書が届いた時点で、送り主側のミスをチェックできる。
の二点にあるかと思う。
plainTeX 版テンプレート
送付状はある程度形式が整ってるので、plainTeX でテンプレートを書いた。短いのでソースを書いとく。
%% 送付状 %% A4 Paper % Paper size: 8.3 x 11.7 inches \hsize=6.3in \vsize=9.7in \nopagenumbers % 和歴 \newcount\和歴 \和歴=\the\year \advance\和歴 by-1988 % 送付アイテム \newcount\送付アイテム \送付アイテム=0 \def\送付{\advance\送付アイテム by1 \item{\the\送付アイテム.}} \def\送付状ロゴ{\centerline{送付状}} \def\日付{\hfill 平成 \the\和歴 年 \the\month 月 \the\day 日} \def\宛先#1{\noindent #1\par} \def\送り主#1{\hfill #1\par} \def\拝啓{\vskip1cm \noindent 拝啓\vskip1em} \def\敬具{\vskip1em \hfill 敬具} \def\前略{\vskip1cm \noindent 前略\vskip1em} \def\草々{\vskip1em \hfill 草々} %% Body %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% \送付状ロゴ \日付 \宛先{株式会社シックス・マンション} \宛先{開発部 マイケル・ソフト 様} \送り主{〒123-4567 ○○県□□市〜〜町 8-9-10} \送り主{ブログ・アパート 666 号室} \送り主{Clmemo At Aka} \送り主{Email: {\tt foo@bar.info}} \前略 \noindent 送付状の例として、下記書類を送付致します。 \smallskip \送付 送付状サンプル 1 通 \送付 ブログの勧め 1 通 \送付 80 円切手 5 枚 \草々 \bye %%% Local Variables: %%% mode: japanese-plain-tex %%% End:
%% Body %%%... 以前は手を入れないこと。日付は、TeX をコンパイルした日にちが入る。\宛先{...} には宛先を、\送り主{...} には差し出し人の情報を一行分ずつ書く。\noident から \smallskip に間に、文章 (送付文書の目的など) を書き、送付項目の前に \送付 と書く。
TeX の実行は次の通り。上記ファイルを soufu.tex として保存して
$ ptex soufu.tex $ dvips -o soufu.ps soufu.dvi (PS ファイルの作成)
出力は A4 用紙。出来上がりサンプルはこんな感じ。
自分用に作ったファイルなんで、細かい所に手は回ってない。要望などがあれば、遠慮なく。
T
とても魅力的な記事でした。
ReplyDeleteまた遊びにきます。
ありがとうございます。
あろえさん、こんにちは。
ReplyDeleteコメントありがとうございます。
続きの記事も書いていますので、良ければ参考にして下さい。
* clmemo@aka: 送付状のテンプレート その二 |plainTeX|
とても魅力的な記事でした!!
ReplyDeleteまた遊びに来ます!!
ありがとうございます。。
初めまして。コメントありがとうございます。
Delete履歴書の送付状にお使いになっているのですね。
pLainTeX を使ってみようという人がいるというのが、私には嬉しいです。
ではでは。